Öffnen – Protokoll Schreiben

Einleitung:

Am [Datum] fand um [Uhrzeit] das Treffen des [Name des Gremiums] statt. Das Protokoll wurde von [Name des Protokollführers] erstellt. Anwesend waren die folgenden Mitglieder: [Auflistung der Namen]. Das Ziel des Treffens war [Beschreibung des Ziels].

Tagesordnungspunkte:

1. Begrüßung und Eröffnung des Treffens:

   [Beschreibung des Ablaufs der Begrüßung und Eröffnung, z. B. durch den Vorsitzenden des Gremiums].

2. Feststellung der Anwesenheit:

   [Auflistung der namentlichen Anwesenheitskontrolle].

3. Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung:

   [Beschreibung des Ablaufs der Genehmigung, z. B. durch Abstimmung].

4. Bericht des [Name der Person mit Berichtspflicht]:

   [ des Berichts]. Diskussion: [Auflistung der während der Diskussion behandelten Punkte und ihrer Ergebnisse].

5. Weitere Tagesordnungspunkte:

   [Beschreibung der einzelnen Tagesordnungspunkte und ihrer Behandlung].

Schluss:

Um [Uhrzeit] wurde das Treffen vom Vorsitzenden geschlossen. Das nächste Treffen findet am [Datum und Uhrzeit] statt. Das Protokoll wurde von [Name des Protokollführers] verfasst und wird zur Genehmigung im nächsten Treffen vorgelegt.

Unterschriften:

Protokollführer: [Name des Protokollführers]
Mitglieder: [Namen der anwesenden Mitglieder, die das Protokoll genehmigen müssen]

Anhänge:

1. Anhang 1: Agenda
2. Anhang 2: Präsentation

Hinweise für das Schreiben des Protokolls:

• Verwenden Sie klare und präzise Sprache.
• Halten Sie das Protokoll neutral und objektiv.
• Notieren Sie die wichtigsten Punkte der Diskussionen und Entscheidungen.
• Verwenden Sie Absätze, um den Text übersichtlich zu strukturieren.
• Nummerieren Sie die Tagesordnungspunkte und Unterpunkte für eine klare Gliederung.
• Fügen Sie bei Bedarf eine Liste der Anwesenden und deren Funktion hinzu.
• Beachten Sie die formalen Gestaltungselemente wie Datum, Uhrzeit, Titel und Unterschriften.
• Fügen Sie Anhänge nur hinzu, wenn diese relevant sind und im Protokoll erwähnt werden.
• Ziehen Sie das Korrekturlesen des Protokolls in Betracht, bevor Sie es offiziell verteilen.

Dieses Beispiel zeigt die grundlegende Struktur und den Inhalt eines Protokolls. Es dient jedoch nur als Leitfaden und kann je nach den Anforderungen und Vorgaben der Organisation angepasst werden.

Ein Protokoll bezeichnet eine schriftliche Aufzeichnung von bestimmten Ereignissen, Entscheidungen oder Besprechungen. Es dient dazu, die wichtigsten Informationen festzuhalten und einen Überblick über den Verlauf und die Ergebnisse zu geben. In diesem Leitfaden werden wir die grundlegenden Schritte und Bestandteile eines Protokolls sowie wichtige Aspekte der formalen Gestaltung und des Aufbaus eines effektiven Protokolls erläutern.

1. Vorbereitung

Bevor Sie mit dem eigentlichen Schreiben des Protokolls beginnen, ist es wichtig, sich gründlich auf das Ereignis oder die Besprechung vorzubereiten. Lesen und recherchieren Sie alle relevanten Informationen zu dem Thema, um sicherzustellen, dass Sie gut informiert sind.

1.1 Protokollarten

Es gibt verschiedene Arten von Protokollen, die je nach Anlass oder Zweck unterschiedliche Anforderungen haben können. Hier sind einige gängige Protokollarten:

Verlaufsprotokoll:

Protokolliert den Verlauf und die Diskussionen einer Besprechung oder Sitzung.

Beschlussprotokoll:

Protokolliert die getroffenen Entscheidungen oder Beschlüsse einer Besprechung oder Sitzung.

Aktionsprotokoll:

Protokolliert die Aufgaben und Maßnahmen, die aus einer Besprechung oder Sitzung resultieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, um welche Art von Protokoll es sich handelt, um die richtigen Informationen zu erfassen.

1.2 Format und Layout

Ein Protokoll sollte in einem klaren und übersichtlichen Format verfasst werden. Hier sind einige Richtlinien für das Format und Layout:

• Verwenden Sie eine geeignete Schriftart und Schriftgröße, z.B. Arial oder Times New Roman in der Größe 12.
• Verwenden Sie Absätze und Leerzeilen, um den Text zu strukturieren und für eine bessere Lesbarkeit zu sorgen.
• Verwenden Sie Überschriften und Unterüberschriften, um die verschiedenen Abschnitte des Protokolls zu kennzeichnen.
• Verwenden Sie nummerierte oder punktierte Aufzählungen, um Informationen in Listenform darzustellen.

Durch die Einhaltung dieser Richtlinien wird das Protokoll leichter verständlich und ansprechender für die Leser sein.

2. Einleitung

Die Einleitung eines Protokolls dient dazu, den Zweck und den Hintergrund des Ereignisses oder der Besprechung zu erläutern. Hier sind einige Punkte, die in der Einleitung enthalten sein sollten:

• Name des Ereignisses oder der Besprechung
• Datum, Uhrzeit und Ort
• Teilnehmerliste mit Namen und Positionen

Die Einleitung sollte präzise und informativ sein, um den Leser auf das folgende Protokoll vorzubereiten.

3. Hauptteil

Der Hauptteil des Protokolls soll den Verlauf und die Diskussionen des Ereignisses oder der Besprechung detailliert wiedergeben. Hier sind einige wichtige Aspekte, die im Hauptteil enthalten sein sollten:

• Chronologische Aufzeichnung der Ereignisse
• der Diskussionen und Argumente
• Ergebnisse und getroffene Entscheidungen
• Anmerkungen zu wichtigen Punkten oder Aktionen

Strukturieren Sie den Hauptteil in Absätze oder Abschnitte, um den Text übersichtlich zu gestalten. Verwenden Sie geeignete Überschriften oder Unterüberschriften, um die verschiedenen Themenbereiche zu gliedern.

4. Schluss

Der Schlussteil des Protokolls fasst die wichtigsten Ergebnisse zusammen und gibt einen Ausblick auf mögliche zukünftige Maßnahmen. Hier sind einige Punkte, die im Schlussteil enthalten sein sollten:

• der Ergebnisse und Entscheidungen
• Verantwortlichkeiten und Aufgabenverteilung
• Ausblick auf mögliche zukünftige Maßnahmen

Der Schlussteil sollte prägnant und klar formuliert sein, um den Leser einen umfassenden Überblick über das Geschehene zu geben.

5. Überlegungen zur formalen Gestaltung

Bei der formalen Gestaltung eines Protokolls gibt es einige wichtige Aspekte, die berücksichtigt werden sollten. Hier sind einige Hinweise zur formalen Gestaltung eines Protokolls:

• Verwenden Sie eine präzise und klare Sprache.
• Vermeiden Sie Schreibfehler und grammatikalische Fehler.
• Halten Sie den Text neutral und objektiv.
• Nennen Sie alle Teilnehmer mit vollständigen Namen und Positionen.
• Geben Sie alle Zahlen und Daten korrekt wieder.

Die Einhaltung dieser formalen Anforderungen trägt dazu bei, dass das Protokoll professionell und seriös wirkt.

6. Aufbau eines effektiven Protokolls

Um ein effektives Protokoll zu verfassen, sollten Sie die folgenden Prinzipien beachten:

• Halten Sie sich an eine klare und logische Struktur.
• Notieren Sie nur die wichtigsten Informationen.
• Fassen Sie Sachverhalte präzise und verständlich zusammen.
• Vermeiden Sie überflüssige Details oder persönliche Meinungen.
• Überprüfen Sie das Protokoll auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Ein gut strukturiertes und präzises Protokoll erleichtert den Lesern das Verständnis und die Orientierung.

7. Beispiel für ein Protokoll

Hier ist ein Beispiel für den Aufbau und die Struktur eines Protokolls:

 Ereignis: Besprechung zur Projektplanung Datum: 15. Januar 20XX Teilnehmer:  - Peter Müller (Projektleiter) - Anne Schmidt (Designerin) - Markus Fischer (Entwickler) - Julia Wagner (Marketing) ...  Einleitung: Die Besprechung zur Projektplanung fand am 15. Januar 20XX statt. Teilnehmer waren der Projektleiter Peter Müller, die Designerin Anne Schmidt, der Entwickler Markus Fischer, die Marketing-Verantwortliche Julia Wagner und weitere Mitglieder des Teams.  Hauptteil: Die Besprechung begann um 10:00 Uhr und beinhaltete eine Diskussion über die verschiedenen Phasen des Projekts. Es wurde beschlossen, dass ... ...  Schluss: Zusammenfassend wurden folgende Entscheidungen getroffen: ... ...  

Das vorliegende Beispiel verdeutlicht die Struktur eines Protokolls und zeigt, wie Informationen präzise und übersichtlich dargestellt werden können.

Mit diesen Tipps und Beispielen sollten Sie in der Lage sein, ein effektives Protokoll zu verfassen. Denken Sie daran, dass es wichtig ist, das Protokoll zeitnah nach dem Ereignis oder der Besprechung zu erstellen, um die Informationen möglichst genau festzuhalten. Üben Sie regelmäßig das Verfassen von Protokollen, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern und professionelle Protokolle zu erstellen.